De taken die onder de verantwoordelijkheden van een administratief assistent vallen, kunnen variëren, afhankelijk van de organisatie, branche en specifieke functierol. Enkele veel voorkomende administratieve assistent-taken zijn echter:

1. Afspraken plannen en beheren :Administratieve assistenten houden vaak toezicht op de schema's van hun superieuren en coördineren afspraken, vergaderingen en reisarrangementen, zowel intern als extern.

2. Communicatie- en e-mailbeheer :Het afhandelen en organiseren van e-mailcorrespondentie, het beheren van meerdere communicatiekanalen en het efficiënt routeren van inkomende oproepen, e-mails en vragen naar de juiste mensen of afdelingen.

3. Documentcreatie en -beheer :Het opstellen van professionele documenten zoals brieven, rapporten, presentaties en notulen. Het onderhouden van georganiseerde archiefsystemen, zowel fysiek als digitaal, voor het eenvoudig terugvinden van documenten en informatie.

4. Coördinatie en planning van evenementen :Plannen, organiseren en beheren van evenementen, zoals vergaderingen, conferenties of seminars. Coördineren van de logistiek zoals locatieselectie, catering, audiovisuele apparatuur en het beheren van deelnemersregistratie en aanwezigheid.

5. Reis- en onkostenbeheer :Het boeken van vluchten, hotels en vervoer voor zakenreizen, het beheren van reisgerelateerde uitgaven en het assisteren bij onkostendeclaraties.

6. Klant- en klantrelaties :Het afhandelen van vragen van klanten of cliënten, het aanpakken van zorgen en het verstrekken van nuttige informatie en ondersteuning om positieve klantinteracties te garanderen.

7. Budgetbeheer en inkoop :Assisteren bij budgetplanning en het beheren van kleine contanten. Het afhandelen van routinematige inkooptaken, communicatie met leveranciers en het waarborgen van de naleving van inkoopprocessen.

8. Gegevensinvoer en bijhouden van gegevens :Het invoeren en onderhouden van gegevens in bedrijfsdatabases of -systemen. Het organiseren en bijwerken van gegevens, zoals werknemersinformatie of projectdocumentatie.

9. Officebeheer :Algemeen onderhoud van de kantooromgeving, inclusief inventarisbeheer van benodigdheden en apparatuur, het regelen van kantoorinrichtingen en het garanderen van de efficiëntie van de werkruimte.

10. Projectcoördinatie :Assisteren bij projectgerelateerde taken, zoals het verzamelen van gegevens, het plannen van projectvergaderingen, het notuleren en het bieden van administratieve ondersteuning aan projectteams.