Taken en verantwoordelijkheden van de frontofficemanager in het ziekenhuis:

1. Patiëntenregistratie en dossierbeheer:

- Beheert patiëntregistratieprocessen om nauwkeurige en tijdige patiëntinformatie te garanderen.

- Houdt toezicht op het bijhouden en bijwerken van de medische dossiers van patiënten en zorgt ervoor dat de privacyregelgeving wordt nageleefd.

2. Afspraken en planning:

- Plant efficiënt afspraken en coördineert met medisch personeel om de wachttijd voor patiënten te minimaliseren.

- Beheert het annuleren of wijzigen van afspraken en zorgt voor een soepele patiëntenstroom.

3. Verzekering en facturering:

- Controleert de verzekeringsdekking, beheert pre-autorisaties en behandelt factureringsgerelateerde vragen van patiënten.

- Coördineert met de factureringsafdeling om te zorgen voor snelle en nauwkeurige factureringsprocessen.

4. Patiëntencommunicatie en assistentie:

- Fungeert als eerste aanspreekpunt voor patiënten en bezoekers en biedt hulp en informatie.

- Behandelt vragen, klachten en feedback van patiënten, streeft naar een oplossing en handhaaft de patiënttevredenheid.

5. Kwaliteitsborging:

- Implementeert kwaliteitscontrolemaatregelen om de receptieactiviteiten te beoordelen en te verbeteren, waardoor de naleving van de ziekenhuisnormen wordt gewaarborgd.

- Voert regelmatig audits en evaluaties uit om verbeterpunten in de patiëntenzorg en dienstverlening te identificeren.

6. Toezicht en opleiding van personeel:

- Geeft leiding aan, motiveert en houdt toezicht op het receptiepersoneel en zorgt voor een efficiënte en hoffelijke dienstverlening.

- Biedt opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden om de vaardigheden van het personeel en de klantenservice te verbeteren.

7. Financieel beheer:

- Beheert de financiële aspecten van de frontofficeactiviteiten, inclusief geldverwerking, stortingen en kleine contanten.

- Coördineert met de financiële afdeling voor rapportage- en afstemmingsdoeleinden.

8. Naleving van regelgeving:

- Zorgt voor naleving van de gezondheidszorgregelgeving, de wetgeving inzake gegevensprivacy en het ziekenhuisbeleid.

- Implementeert protocollen voor de vertrouwelijkheid van patiënten en de beveiliging van medische dossiers.

9. Communicatie met medisch personeel:

- Faciliteert effectieve communicatie tussen de receptie en het medisch personeel over de aankomst van patiënten, testresultaten en patiëntstatus.

10. Crisisbeheersing:

- Reageert op noodsituaties en crises en waarborgt de veiligheid en het welzijn van patiënten en bezoekers.

- Werkt samen met relevante afdelingen om crisissituaties te beheersen en te beperken.

11. Gemeenschapsrelaties:

- Fungeert als contactpersoon tussen het ziekenhuis en de gemeenschap, bevordert positieve relaties en promoot de diensten van het ziekenhuis.

12. Continue verbetering:

- Zoekt actief naar mogelijkheden voor procesverbetering en innovatie om de patiëntervaring en operationele efficiëntie te verbeteren.

13. Gegevensanalyse:

- Analyseert trends, patronen en gegevens met betrekking tot frontoffice-activiteiten om de besluitvorming en de toewijzing van middelen te informeren.

14. Rapportage en documentatie:

- Stelt rapporten samen over frontoffice-activiteiten, patiënttevredenheid en operationele statistieken en dient deze in.

- Onderhoudt nauwkeurige documentatie van alle frontofficetransacties en interacties.

15. Personeelsschema en dekking:

- Beheert de personeelsplanning om te zorgen voor voldoende dekking tijdens piekuren en zorgt voor soepele dienstovergangen.

16. Conflictoplossing:

- Bespreekt en lost conflicten tussen patiënten, bezoekers en personeel op en bevordert een harmonieuze en positieve sfeer in het ziekenhuis.