In de meeste rechtsgebieden worden medische dossiers als vertrouwelijk beschouwd en kunnen deze alleen worden verkregen met toestemming van de patiënt of een passend gerechtelijk bevel. Hoewel belangenbehartigers patiënten in de gezondheidszorg kunnen vertegenwoordigen en namens hen met zorgverleners kunnen communiceren, hebben zij over het algemeen niet de bevoegdheid om medische dossiers te verkrijgen. Het is uiteindelijk de beslissing van de patiënt om toegang tot zijn medische informatie te verlenen of te weigeren.

Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze regel. In sommige gevallen kan een advocaat met een volmacht voor gezondheidszorgbeslissingen bijvoorbeeld de bevoegdheid hebben om toegang te krijgen tot en beslissingen te nemen over de medische dossiers van een patiënt. Op dezelfde manier kunnen rechterlijke bevelen worden gebruikt om medische dossiers te verkrijgen die relevant zijn voor de zaak in zaken die betrekking hebben op juridische kwesties zoals werknemersvergoedingen, geschillen over de voogdij over kinderen of strafrechtelijke procedures.

Om toegang te krijgen tot de medische dossiers van een patiënt moeten de juiste stappen worden gevolgd, zoals het indienen van een door de patiënt ondertekend HIPAA-machtigingsformulier of het verkrijgen van een rechterlijk bevel. Zorgaanbieders, medische instellingen en juridische professionals kunnen advocaten adviseren over de specifieke procedures en wettelijke vereisten voor het verkrijgen van medische dossiers in bepaalde rechtsgebieden en scenario's.