Elk medisch kantoor of ziekenhuis afdeling heeft zijn eigen manier van handhaving van patiëntendossiers . Bij meerdere vestigingen of afdelingen samen te voegen , zodat ook, de medische dossiers moeten worden samengevoegd en om dubbel werk of fouten in de patiëntenzorg te voorkomen . Terwijl het proces van het samenvoegen van medische dossiers is ingewikkeld en enigszins vervelend , met een nauwkeurige administratie systeem kan zorgen voor de nauwkeurigheid en efficiëntie als ze klaar zijn . Wat je nodig hebt
Medische dossiers
Medische gegevens software ( elektronische aangifte ) op Scanner ( elektronische aangifte ) op filing ( papieren klassement ) op Document vlaggen ( papieren klassement ) op Bestand opslag ( papieren klassement ) op Getrainde medische staf
IT ondersteunend personeel Briefpapier shredder of versnipperen dienst
Toon meer instructies Heb Maak een Plan
1

Selecteer een methode om het bijhouden van registers die werkt voor uw medische kantoor . Bespreek met alle afdelingen en kantoorpersoneel hoe een samenvoeging van de medische dossiers ten koste kan elke afdeling . Vraag om suggesties over wat voor soort registratie systeem zou het beste werken voor uw medische kantoor ( elektronisch, papier of een combinatie ) . Kopen van 2

Kies welke records kantoor zal dienen als de originelen en welke records kantoor zullen worden samengevoegd in --- als het samenvoegen van meerdere vestigingen of afdeling . De afdeling originele documenten moet degene met de meest complete informatie zijn. Zo worden niet alle patiënten gezien in algemene praktijk ook zichtbaar radiologieafdelingen , zodat de algemene praktijk zou individuele patiënten en meer records per individu . Tijdens deze stap , moet u ook beslissen welke patiënt ID nummering systeem zal worden gebruikt vooruit .

Set Goedkope 3 een tijdschema voor wanneer de fusie voltooid moet zijn , en beslissen wie zal verantwoordelijk zijn voor het proces binnen elke afdeling te zijn . Het hebben van een persoon uit elk kantoor of afdeling toezicht op de rest van het personeel zal zorgen voor een soepeler fusie. Bij het instellen van een tijd voor uw fusie , moet uw belangrijkste doel zijn om te beslissen al dan niet werken zal worden afgerond tijdens of na kantooruren , of als het kantoor zal worden gesloten tijdens het project , zodat u om te eindigen in een korter tijdsbestek .
Goedkope 4

Selecteer en de aankoop van de software die u gebruikt om uw medische gegevens vast te houden zodra deze is samengevoegd . Zorg voor IT-ondersteuning om op oproep tijdens uw fusieproces te helpen indien nodig. Als u kiest voor papieren klassement te gebruiken in plaats , koopt u een extra benodigdheden die u nodig zou kunnen hebben , zoals map of opslag planken om de stijging van de bestandsgrootte tegemoet door de fusie .
Compleet fusieproces
Goedkope 5

Train je medewerkers volgens het proces dat je hebt gekozen voor het invullen van de medische dossiers fusie. De beste proces voor het samenvoegen van medische dossiers is om te werken door middel van een afdeling of administratie kantoor tegelijk alfabetisch . Zodra een set records heeft in uw systeem ( zoals basisinformatie van de patiënt) zijn ingevoerd, kunt u dan beginnen aan de rest van de records samen te voegen in de papieren dossiers of voer ze in het systeem.
6 invullen van de juiste patiënt informatie is cruciaal voor de algehele fusie proces .

Begin met het invoeren patiënt demografische gegevens in uw nieuwe systeem of het creëren van nieuwe mappen (bij gebruik van papieren klassement ) voor elke patiënt, gebaseerd op de originele reeks records je ervoor kiest om uw uitgangspunt zijn in stap 2 van deel 1 . Als je elke patiënt in het systeem , noteer de nieuwe ID-nummer ( indien van toepassing) en maak updates van fundamentele demografische gegevens van de patiënt.
7

uw originele set records sorteren in chronologische volgorde van de meeste recent op de top om de oudste op de bodem , als ze papieren exemplaren . Als uw originelen zijn in elektronisch formaat , kan het fusieproces zijn iets moeilijker , afhankelijk van hoe de elektronische bestanden worden opgeslagen . Als elke grafiek noot individueel werd gered alles wat nodig is, is het hernoemen van de bestanden die overeenkomen met uw nieuwe archiveringssysteem . Echter, als uw elektronische bestanden zijn in grotere groepen of een groot bestand per afdeling , is het misschien het beste om ze af te drukken uit en sorteer ze op die manier.

Begin
8 samenvoegen van uw secundaire bestanden in de originelen. Begin met een afdeling of kantoor in een tijd en sorteren dossier van elke patiënt in de oorspronkelijke , opnieuw in chronologische volgorde . Als u papier indienen , kunt u overwegen gebruik te maken van document vlaggen om de verschillende types van medische dossiers , dwz arts notities , radiologie rapporten of operatieve procedures markeren . Bij gebruik van elektronische indiening , het creëren van een systeem voor de naamgeving van het document bestanden worden volstaan.
9 Overschakelen naar elektronische aangifte kan vervelend zijn , maar kunnen veel vlotter verlopen op de lange termijn .

Scan volledige samengevoegde bestanden in uw data base of , bij gebruik van papier indienen , beginnen ze te sorteren in alfabetische volgorde . Als u gekozen hebt voor de elektronische opslag , kan dit proces zijn al in stap 4 voltooid , al zijn ze afzonderlijk in elektronisch formaat om mee te beginnen werden gered .
Na de fusie Follow Up
10

Bekijk de nieuwe medische dossiers indienen systeem met alle medewerkers om ervoor te zorgen iedereen weet hoe om nauwkeurig te gebruiken en de bestanden te behouden . Het kan nuttig zijn om ook schrijven van een handboek voor opleiding over hoe het nieuwe systeem te gebruiken als een verwijzing naar de huidige en toekomstige medewerkers .
11

werken eventuele problemen met het nieuwe systeem als ze zich voordoen . Als u hebt gekozen voor een elektronisch archiveringssysteem , houden regelmatig contact met de software IT -service te werken eventuele storingen of om software-updates te plannen .
12

blijven integreren in nieuwe medische dossiers als verworven . Het kan ook nuttig zijn om een jaarlijkse verslagen zuiveren procedure als u hebt gekozen om alleen een bepaald tijdsbestek waarde van informatie te houden implementeren.