Actief betrokken ouders zijn de sleutel tot de meest succesvolle jeugdwerkprogramma's. Hen op de hoogte houden van gebeurtenissen en ontwikkelingen is essentieel om hun steun en betrokkenheid te verzekeren. Als jeugdleider voor volwassenen of jeugdpastor, is het aan jou om een gastvrije en informatieve toon te zetten in je communicatie met hen, zowel schriftelijk als persoonlijk. Wanneer de behoefte zich voordoet om een ouderbijeenkomst te houden, schrijf dan een vriendelijke, beknopte brief om de ouders over de bijeenkomst te informeren - en neem een agenda op zodat ze zich kunnen voorbereiden op de vergadering.

Stel een tijdstip in en datum voor de vergadering van de ouders van de jeugdgroep en een geschikte locatie voor de vergadering. Zet de informatie over de vergadering op de kerkkalender en in de nieuwsbrief of het wekelijkse bulletin om deze wijd bekend te maken. Als u specifieke personen buiten de ouders wilt om de vergadering bij te wonen, zoals uw voorganger, moet u hen ruim van tevoren uitnodigen om te zorgen dat ze kunnen deelnemen.

Ontwerp een korte, vriendelijke brief aan de ouders, die hen uitnodigt voor de vergadering. Als u alle ouders persoonlijk kent, kunt u een informele groet gebruiken zoals "Beste John en Sue" om uw brief te openen. Gebruik anders een begroeting zoals "Geachte ouders van de jeugdgroep" of "Geachte heer en mevrouw Smith."

Gebruik uw openingsparagraaf om de ouders uit te nodigen voor de vergadering, onder vermelding van de datum, tijd en locatie voor het evenement. Merk op dat u een aparte agenda voor vergaderingen bij de brief opneemt. Beschrijf vervolgens het doel en de doelen van de voorgestelde vergadering. Noteer niet elk item dat u wilt behandelen, maar belicht de belangrijkste kwesties, zodat ouders het belang van de vergadering begrijpen en weten wat ze kunnen verwachten. Voeg indien nodig meer alinea's toe om relevante achtergrondinformatie te geven over de kwesties die u tijdens de vergadering wilt bespreken.

Sluit uw brief door de ouders te vragen of zij al dan niet aanwezig kunnen zijn , het verstrekken van uw contactgegevens zodat ze u telefonisch of per e-mail kunnen bereiken. Benadruk het belang van ouderbetrokkenheid bij een succesvol programma voor het jeugdwerkprogramma en eindig met te zeggen dat je ernaar uitkijkt hen op de vergadering te zien, hun input over de problemen te horen en ze beter te leren kennen. Gebruik een traditionele afsluiting zoals "Oprecht" of "Met respect", gevolgd door vier lege regels en uw afgedrukte naam. Teken uw naam in de lege vakken, boven de afgedrukte naam. Indien van toepassing, wilt u misschien een afsluiting gebruiken zoals "de uwe in Christus" of "in zijn naam".

Maak een agenda voor uw ontmoeting met de ouders van leden van de jeugdgroep . Noteer agendapunten in prioriteitsvolgorde, zodat u eerst bij de belangrijkste problemen komt. Om ervoor te zorgen dat de vergadering op het goede spoor blijft, moet u geschatte tijdstippen voor discussie toewijzen aan elke agenda-items. U kunt bijvoorbeeld nota nemen van uw agenda, introductie van jeugdgroepsfunctionarissen (5 minuten), overzicht van komende jeugdgroepevenementen (15 minuten) en discussie over kosten en fondsenwerving voor een missie-reis (15 minuten).

bewijs uw brief en de agenda van de vergadering. Zorg voor een actuele lijst met leden van de jeugdgroep en hun ouders. Zorg ervoor dat je elke ouder een kopie van zowel je brief als de agenda stuurt. Stuur de brief per snail-mail om ervoor te zorgen dat deze direct naar de gewenste ontvangers gaat. Stuur de brief ten minste twee volle weken voorafgaand aan de vergadering en stuur een e-mailherinnering van één tot twee regels een paar dagen vóór de vergaderdatum.

, , ] ]