Er zijn twee primaire definities van toegankelijkheid als het gaat om medische dossiers:

1. Fysieke toegankelijkheid: Dit verwijst naar het gemak waarmee patiënten fysiek toegang kunnen krijgen tot hun medische dossiers. Dit omvat factoren zoals:

- De locatie van de gegevens (worden ze bijvoorbeeld op locatie of elders opgeslagen?)

- De openingstijden van de administratieafdeling

- De beschikbaarheid van parkeergelegenheid en openbaar vervoer

- Het gemak van navigeren door de archiefafdeling

- De mogelijkheid om kopieën van documenten te verkrijgen

2. Informatieve toegankelijkheid: Dit verwijst naar het gemak waarmee patiënten hun medische dossiers kunnen begrijpen. Dit omvat factoren zoals:

- Het gebruik van duidelijke en beknopte taal

- De organisatie van de administratie op een logische manier

- De beschikbaarheid van uitleg van medische termen en afkortingen

- Het verstrekken van samenvattingen van de administratie

- De mogelijkheid om vragen te stellen over de administratie en duidelijke en begrijpelijke antwoorden te krijgen

Zowel fysieke als informatieve toegankelijkheid zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat patiënten over de informatie beschikken die ze nodig hebben om weloverwogen beslissingen over hun gezondheid te nemen.