Het gebruik van tekortkomingenstrookjes om onvolledige documenten op te sporen impliceert een systematisch proces voor het identificeren, documenteren en opvolgen van documenten waarin essentiële informatie of vereiste bijlagen ontbreken. Hier is een overzicht van de betrokken stappen:

1. Identificeer onvolledige records:

- Controleer regelmatig gegevens, zoals formulieren, rapporten of aanvragen, om de ontbrekende informatie of bijlagen te identificeren.

- Controleer op velden die als verplicht zijn gemarkeerd, vereiste documenten die niet zijn ingediend of inconsistenties die verduidelijking behoeven.

2. Tekortbonnen maken:

- Genereer voor elk onvolledig dossier een deficiëntiebriefje.

- Vermeld details zoals het referentienummer van het document, het type, de datum van ontvangst en de specifieke geïdentificeerde tekortkomingen.

- Wijs een uniek trackingnummer of identificatie toe aan elk deficiëntieformulier.

3. Communiceer met de verantwoordelijke partijen:

- Stuur het deficiëntieformulier naar de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor het invullen van het dossier.

- Geef een deadline op voor het indienen van de ontbrekende informatie of bijlagen.

- Geef duidelijk aan wat de gevolgen zijn als de tekortkomingen niet binnen de gestelde termijn worden verholpen.

4. Opvolgen en monitoren:

- Onderhoud een gecentraliseerd volgsysteem voor alle uitgegeven tekortkomingen.

- Regelmatig contact opnemen met de betrokken partijen om ervoor te zorgen dat ontbrekende informatie tijdig wordt ingediend.

- Stuur herinneringen als de deadline nadert of is verstreken.

- Update de status van tekortkomingen zodra informatie wordt ontvangen of problemen worden opgelost.

5. Los tekortkomingen op:

- Zodra de benodigde informatie of bijlagen zijn verstrekt, controleert u deze op volledigheid en juistheid.

- Werk de gegevens dienovereenkomstig bij en markeer het tekortkomingenformulier als "opgelost" of "gesloten".

6. Escaleer indien nodig:

- In gevallen waarin de verantwoordelijke partijen niet reageren of voortdurend nalaten de gegevens in te vullen, escaleert u het probleem naar de juiste supervisor, manager of aangewezen autoriteit.

7. Administratie bijhouden en rapporteren:

- Houd een register bij van alle uitgegeven tekortkomingen, hun status en de oplossingsdata.

- Genereer regelmatig rapporten over onvolledige gegevens en de effectiviteit van het proces voor het opsporen van tekortkomingen.

8. Continue verbetering:

- Analyseer de redenen voor onvolledige gegevens en identificeer manieren om de gegevensverzamelingsprocessen te verbeteren.

- Breng indien nodig aanpassingen aan in het deficiëntie-slipproces om de effectiviteit ervan te vergroten.

Door een systematisch proces voor het gebruik van tekortkomingen te implementeren, kunnen organisaties de volledigheid en nauwkeurigheid van hun documenten garanderen, de gegevenskwaliteit verbeteren en de praktijken voor documentbeheer verbeteren.