De beste manier voor certificerende functionarissen om financiële aansprakelijkheid te voorkomen is door:

1. Begrijp hun rollen en verantwoordelijkheden. Certificerende functionarissen zijn ervoor verantwoordelijk dat de overheid alleen betaalt voor goederen of diensten die zijn ontvangen en in overeenstemming zijn met het contract. Dit betekent dat certificerende functionarissen een goed inzicht moeten hebben in de contractvoorwaarden en de toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Zorg voor een systeem om te verifiëren dat goederen of diensten zijn ontvangen. Certificerende functionarissen moeten over een systeem beschikken om te verifiëren dat goederen of diensten zijn ontvangen voordat zij de factuur voor betaling certificeren. Dit kan inhouden dat leveranciers moeten worden verplicht een bewijs van levering te overleggen of dat zij de goederen of diensten zelf moeten inspecteren.

3. Zorg ervoor dat de goederen of diensten in overeenstemming zijn met het contract. Certificerende functionarissen moeten er ook voor zorgen dat de goederen of diensten voldoen aan de contractspecificaties. Dit kan het controleren van de kwaliteit van de goederen of diensten omvatten, maar ook de kwantiteit.

4. Verkrijg en bekijk alle benodigde documentatie. Certificerende functionarissen moeten alle benodigde documentatie verkrijgen en controleren voordat zij de factuur voor betaling certificeren. Dit kan de factuur, het contract, de inkooporder en alle andere relevante documentatie omvatten.

5. Houd gegevens bij van alle transacties. Certificerende functionarissen moeten gegevens bijhouden van alle transacties, inclusief facturen, contracten, inkooporders en andere relevante documentatie. Deze gegevens moeten gedurende een periode worden bewaard die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Door deze stappen te volgen kunnen certificerende functionarissen helpen financiële aansprakelijkheid te voorkomen en de overheid te beschermen tegen financiële verliezen.