Om incidenten op de werkplek waarbij enige vorm van discriminatie betrokken is, effectief te kunnen beheren en onderzoeken, is het essentieel om nauwkeurige en uitgebreide gegevens bij te houden. Hier is een lijst met de typen records die u zou willen hebben:

1. Incidentrapport:

- Een formeel incidentrapport moet worden ingevuld door de persoon die discriminatie heeft ervaren of er getuige van is geweest. Het moet details bevatten zoals de datum, het tijdstip, de locatie van het incident en een grondige beschrijving van wat er is gebeurd.

2. Getuigenverklaringen:

- Indien er getuigen waren van het discriminerende incident, dienen hun verklaringen te worden opgenomen. Deze verklaringen kunnen aanvullende perspectieven en ondersteuning bieden voor de indiener van de melding.

3. Communicatiegegevens:

- Houd alle communicatie met betrekking tot het incident bij, inclusief e-mails, sms-berichten of schriftelijke aantekeningen. Deze kunnen waardevol zijn bij het vaststellen van een tijdlijn van gebeurtenissen en de aard van de discriminatie.

4. Fysiek bewijs:

- Als er fysiek bewijsmateriaal is dat verband houdt met het incident, zoals documenten, opnames of screenshots, moet dit worden verzameld en bewaard.

5. Human Resources-documentatie:

- Houd gegevens bij van alle acties die door de personeelsafdeling zijn ondernomen naar aanleiding van het incident. Dit geldt ook voor eventuele onderzoeken, gevoerde interviews en eventuele disciplinaire maatregelen.

6. Beleids- en proceduredocumenten:

- Zorg dat u kopieën bewaart van het beleid en de procedures van het bedrijf met betrekking tot discriminatie, intimidatie en gelijke kansen op werk. Uit deze documenten blijkt dat de organisatie zich inzet voor het voorkomen en aanpakken van dergelijke incidenten.

7. Trainingsgegevens:

- Houd gegevens bij van alle trainingen die aan werknemers zijn gegeven over discriminatie, diversiteit, inclusiviteit en gevoeligheid. Uit deze gegevens kan blijken dat de organisatie proactief is in het voorkomen van discriminatie.

8. Juridische documenten:

- Als het incident escaleert tot een juridische kwestie, zoals een rechtszaak of een onderzoek door een regelgevende instantie, bewaar dan alle juridische documentatie met betrekking tot de zaak, inclusief rechterlijke bevelen, schikkingsovereenkomsten of bevindingen uit onderzoeken.

9. Corrigerende actieplannen:

- Als er corrigerende maatregelen worden genomen als gevolg van het incident, zoals wijzigingen in beleid, procedures of disciplinaire maatregelen, documenteer deze acties en de resultaten ervan.

10. Vertrouwelijkheidsovereenkomsten:

- Als er vertrouwelijkheidsovereenkomsten zijn ondertekend door de bij het incident betrokken partijen, bewaar dan kopieën van deze overeenkomsten.

Door dit soort documenten bij te houden, kunnen organisaties zorgen voor een grondige documentatie van incidenten op de werkplek waarbij sprake is van discriminatie, eerlijke onderzoeken mogelijk maken en blijk geven van hun inzet voor het handhaven van een discriminatievrije werkomgeving.