1. Blijf kalm en beheerst**.

Zelfs als de klant schreeuwt of boos is, is het belangrijk om kalm en beheerst te blijven. Uw gedrag kan ertoe bijdragen de situatie onschadelijk te maken en het waarschijnlijker te maken dat de klant ontvankelijk zal zijn voor wat u te zeggen heeft.

2. Luister actief en leef mee**

Luister naar wat de klant zegt, zonder hem te onderbreken. Let op zowel hun woorden als hun lichaamstaal. Dit zal je helpen hun perspectief te begrijpen en je in te leven in hun situatie.

3. Excuses voor het ongemak**

Zelfs als u niet persoonlijk verantwoordelijk bent voor het probleem, is het belangrijk om u te verontschuldigen voor het ongemak dat de klant heeft ondervonden. Hiermee laat u zien dat u hun zorgen serieus neemt en wilt helpen het probleem op te lossen.

4. Bied een oplossing**

Zodra u de klacht van de klant begrijpt, probeert u een oplossing te vinden die tegemoetkomt aan zijn of haar zorgen.

5. Volg snel op**.

Neem contact op met de klant nadat u de klacht heeft opgelost om te zien of hij/zij tevreden is met het resultaat. Hiermee laat u zien dat u zich inzet voor het bieden van uitstekende klantenservice.

Aanvullende tips:

Wees geduldig.

Sommige klanten hebben mogelijk meer tijd nodig om te kalmeren en hun zorgen te uiten. Wees geduldig en geef ze de tijd die ze nodig hebben.

Vat het niet persoonlijk op.

Houd er rekening mee dat de woede van de klant meestal niet op u persoonlijk gericht is. Probeer objectief te blijven en concentreer u op het oplossen van het probleem.

Bied incentives aan.

Als een klant bijzonder boos is, overweeg dan om hem een ​​korting of een andere stimulans aan te bieden ter compensatie van het ongemak.

Stel grenzen.

Als een klant beledigend of bedreigend wordt, moet u mogelijk grenzen stellen en uw interactie met hem/haar beperken.